QUẢN LÝ CHIẾN DỊCH MARKETING BẰNG E-VOUCHER

Chức năng e-voucher hoạt động theo hình thức mã code – Tức là, với mỗi chương trình marketing, bạn có thể tạo ra các mã code có ký tự ngẫu nhiên khác nhau, các mã này đều có tác dụng ưu đãi giống nhau. Khi khách hàng nhận được mã ưu đãi và xuất trình cho nhân viên để nhập vào máy POS, hóa đơn sẽ tự động giảm trừ giá trị theo đúng quy định mà bạn đã cài đặt cho chương trình marketing.

Hãy so sánh 2 hoàn cảnh vận hành marketing dưới đây để hiểu chức năng e-voucher có thể giúp gì cho bạn:

Tiêu chí so sánh Sử dụng phiếu giấy & Quản lý bằng sổ sách Sử dụng mã e-voucher
Tạo quy luật ưu đãi Có 2 hoàn cảnh trường hợp có thể xảy ra:

Nếu bạn tạo chương trình với các quy luật quá đơn giản (giảm giá % tổng hóa đơn, hay giảm giá trị tiền mặt), thì có thể chương trình không đủ hấp dẫn, không mang lại nhiều đơn hàng mà vẫn tốn quá nhiều chi phí giảm giá.

Hoặc nếu bạn tạo chương trình với các quy luật phức tạp (tặng món, mua 3 tặng 1, đồng giá) để có nội dung marketing đặc sắc và giảm chi phí thì lại gây khó khăn cho quá trình vận hành và kiểm soát.

Hệ thống đề xuất các loại quy tắc chính, cho phép bạn vận dụng linh hoạt:

  • Giảm giá: giảm giá % hoặc tiền mặt trên tổng hóa đơn
  • Tặng món: giảm giá 100% một số món trên hóa đơn
  • Mua X tặng Y: mua món này tặng món kia
  • Đồng giá: các món trên hóa đơn giảm về cùng 1 giá

*Với mọi quy tắc, bạn đều có thể chọn nhà hàng áp dụng, và món áp dụng trong chương trình.

Gửi voucher tiếp cận khách hàng Bạn cần dành một khoản chi phí không hề nhỏ để thiết kế và in ấn các phiếu voucher giấy để chuyển đến tận tay từng khách hàng kèm những nội dung mô tả rõ ràng ưu đãi và các điều kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng rất khó đảm bảo phiếu voucher được gửi đến đúng đối tượng tiềm năng. Trong quá trình tạo chương trình marketing, hệ thống CRM giúp bạn xác định rõ ràng nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu, từ đó bạn sẽ dễ dàng tạo ra các mã voucher để gửi đến từng khách hàng qua tin nhắn (SMS, Facebook, Zalo) với chi phí rất nhỏ hoặc miễn phí.
Kết hợp với đối tác Bạn cần thiết kế và in ấn các phiếu voucher giấy, sau đó chuyển đến đối tác kèm những nội dung mô tả rõ ràng ưu đãi và các điều kiện để họ phát hành cho khách hàng. Quy trình hợp tác sẽ rất rườm rà và tốn chi phí. Hệ thống CRM giúp bạn tạo ra một danh sách các mã voucher để xuất ra file excel, mỗi mã có ký tự ngẫu nhiên. Sau đó, bạn có thể gửi cho đối tác file excel này để họ chủ động phát hành cho mỗi khách hàng một mã khác nhau.
Vận hành & Truyền thông nội bộ Trước hết, bạn cần truyền thông đầy đủ thông tin đến từng bộ phận để đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ quy định chương trình ưu đãi.

Khi nhận được phiếu voucher từ khách, nhân viên cần kiểm tra kỹ quy tắc ưu đãi ghi trên phiếu voucher, xác định xem hóa đơn mã khách gọi đã đúng với quy định giảm giá của phiếu voucher hay chưa, sau đó tính toán và thao tác giảm tiền trên hóa đơn.

Thông thường, bạn sẽ muốn thực hiện nhiều chương trình ưu đãi với các quy định khác nhau trong cùng 1 giai đoạn. Như vậy, cả nhân viên và khách hàng đều sẽ phải hiểu rõ từng điều kiện ưu đãi. Mà thực tế, khách hàng rất hiếm khi dành thời gian tìm hiểu, còn nhân viên thì luôn quá tải với khối lượng thông tin quá lớn.

Khi nhân viên nhận được mã voucher từ khách  và nhập vào máy POS, hệ thống tự động xác thực mã, tính toán quy luật giảm trừ của mã và tự động giảm trừ tiền dựa trên điều kiện đã cài đặt.

Bạn chỉ cần truyền thông nội bộ một nội dung đơn giản để nhân viên hiểu cách thao tác áp dụng mã voucher trên hóa đơn. Thậm chí, nhân viên có thể không cần biết trước và ghi nhớ các chương trình, chỉ cần nhận mã của khách hàng, nhập vào máy POS, thông báo với khách hàng số tiền giảm trừ hiển thị trên máy POS và in hóa đơn.

Kiểm soát và đối soát Bạn sẽ cần xây dựng cả một quy trình kiểm soát vô cùng nghiêm ngặt:

Từ việc truyền thông nội bộ, nhân viên cần đọc kỹ các văn bản về nội dung ưu đãi.

Khi nhận được phiếu voucher của khách hàng, nhân viên cần kẹp phiếu voucher cùng với hóa đơn để phục vụ kiểm tra sau.

Sau khi kết thúc một giai đoạn của chương trình, bạn cần lọc ra những hóa đơn có giá trị giảm trừ trên hệ thống POS, kiểm kê các hóa đơn đó có được gửi kèm phiếu voucher hay không, đồng thời tính toán lại xem nhân viên có thao tác giảm trừ đúng giá trị theo quy định của chương trình hay không.

Bên cạnh đó, để đảm bảo bảo mật cho chương trình, mỗi phiếu voucher cần có đầy đủ chữ ký của quản lý, được đóng dấu để nhân viên có thể xác thực tính hợp lệ của phiếu voucher.

Với quy trình này, bạn sẽ cần dành rất nhiều nguồn lực cho việc kiểm soát, tuy vậy, vẫn không tránh khỏi rủi ro thất thoát do nhân viên gian lận, hoặc thao tác sai mà thậm chí bạn không phát hiện ra.

Khi kiểm soát bằng mã voucher, bạn cần yêu cầu khách phải xuất trình mã thì mới được hưởng ưu đãi. Và mọi giá trị giảm trừ trên hóa đơn đều đòi hỏi nhân viên phải thao tác nhập mã voucher thì mới có tác dụng.

Bên cạnh đó, số tiền giảm trừ cũng được hệ thống tự động tính toán và thực hiện, không cần phụ thuộc vào khả năng tính toán của nhân viên, vì vậy kết quả giảm trừ luôn luôn chính xác. Như vậy, bạn có thể loại bỏ hoàn toàn quy trình đối soát.

Ngoài ra, bạn có thể theo dõi thường xuyên số lượng mã phát hành, số lượng mã sử dụng, giá trị giảm trừ, giá trị thanh toán, đối tượng khách hàng sử dụng mã trên trang quản trị CRM, hay lọc ra các hóa đơn đã được áp dụng của một chương trình và kiểm tra kết quả chi tiết của từng hóa đơn.